会社でせっかく会議を行ったのに内容が上手くまとまらず終わってしまったり、いろんな人の意見を聞きたいのに発言する人がいつも限られている。
このような悩みを抱えていませんか？
円滑な会議にするためには「進行役」の存在が重要となり、この進行役のスキル次第で充実した会議になるか結果が左右すると言っても過言ではありません。
重要な役割を担う進行役をビジネスシーンでは「ファシリテーター」と呼び、求められる能力を「ファシリテーションスキル」と呼んでいます。
今回の記事ではファシリテーションスキルの重要性と、スキルを身につけるための研修について詳しくまとめていますので参考にしてください。
ファシリテーションとは
ファシリテーション(facilitation)とは、円滑化を意味する言葉となりビジネス面においては「会議やミーティングを円滑に進める」ための用語として用いられます。
会議において進行役は欠かせない存在となりますので、進行役が「ファシリテーション」についての知識を持ち合わせているかどうかで、話し合いの質や結果が大きくことなることでしょう。
ファシリテーションスキルの重要性については事項にてさらに詳しくまとめています。
ファシリテーションスキルの重要性
会社の事業を活性化させるため「会議」を行うことは欠かせません。
少しでも多くのアイデアや企画を出し合い、課題解決や企業利益アップを目的に会議を行う必要があります。
会議やミーティングは進行役がいて円滑に話し合いが進むようになりますので、進行役には最低限のファシリテーションスキルが求められます。
司会進行役に求められる4つのファシリテーションスキルを下記にて解説しますので参考にしてください。
- 会議のデザイン設計(共有)
- コミュニケーション能力(発散)
- 会議内容の構造化(収束)
- 合意形成スキル(決定)
会議のデザイン設計(共有)
会議の質を高めるには参加者に対して「議題」や「目標設定」の事前共有が大切です。
前もって会議の目的を伝えておくことで、参加者も議題に対する事前準備ができるでしょう。
また、会議の流れを決めたり質の高い話し合いが出来る環境作りも大切なファシリテーションスキルと考えられます。
コミュニケーション能力(発散)
会議が開始されたら参加者の意見交換が積極的に行われるよう雰囲気作りをするのも重要なファシリテーションスキルです。
参加者の意見をしっかりと拾い、次の発言へと話を広げる。発言者が少ない時は意見の深掘りをして場の回しに徹することも。
参加者とコミュニケーションを図ったり、参加者の緊張を解し参加者同士がコミュニケーションを取りやすく場を和ませる能力も求められます。
会議内容の構造化(収束)
会議の時間配分や、意見交換をどこまで行うかもファシリテーションスキルでは意識されるポイントです。
会議中には論点がズレてしまったり、間違った情報が飛び交う場合も。
議題からそれてしまわないように話題がズレたら修正し、間違った発言は訂正しながら情報を整理する必要があるでしょう。
様々な発言が行われることにより、最終的に意見まとまらなくなってしまう可能性もありすので、予め会議の時間を決めておくなど対策も求められます。
合意形成スキル(決定)
会議の目的はただ意見を出し合うだけでなく、最終的に参加者全員から合意を得る事が重要です。
話し合いが終盤に近づくに連れて、進行役は参加者の動向を伺い、発言された意見を整理していきます。
議題の目標に合わせて参加者全員が合意できる落とし所を見つけるのも、ファシリテーションスキルが身に付いているから出来る技法と言えるでしょう。
せっかく会議をしたのに、結果的に合意形成が得られなければ「ただ話し合いをしただけ」のムダな時間になりかねません。
ファシリテーターの役割
会議における司会進行役は「ファシリテーター」とも呼ばれます。
ファシリテーターは、参加者から様々な意見・アイデアを引き出し、引き出した情報を分かりやすくまとめ、最終的な合意形成までスムーズに進める役割を担います。
ファシリテーターとしての役割を果たすため、意識すべき項目が4つありますので参考にしてください。
□ファシリテーターの役割
- 参加者が意見しやすい環境を作る
- 聞くだけでなく論点を明確にする
- 意見をまとめながら会議を進めていく
- 最終的に合意形成へと導く
参加者が意見しやすい環境を作る
誰しもが発言しやすい環境作りをファシリテーターは考える必要があり、中立的な立場として参加者全員の意見を引き出すスキルが求められます。
ファシリテーターは意見の発言を極力控え、参加者の意見に肯定・否定の意思を示し区別するのはNGと言えます。
全ての意見に耳を傾けて、参加者が発言しやすいよう回し役に徹することが重要でしょう。
聞くだけでなく論点を明確にする
参加者の意見を、うんうんと聞くだけでなく結局は相手が何を伝えたかったのか論点を明確にしておくのも大切です。
会議の目的は最終的に議題(目標)解決に導くことなので、参加者が長々と発言してくれたものの結局何が言いたかったのか分からない。と参加者もどう反応すればいいのか困ってしまいます。
ファシリテーターは、このような場合に「つまり〇〇ということでしょうか？」と言うよな形で論点と結論を聞き出す必要があるでしょう。
意見をまとめながら会議を進めていく
全ての参加者から意見を聞き出すことがファシリテーターに求められる能力となりますが、異なる意見が増えるほど話をまとめるのは難しくなってきます。
ファシリテーターは意見を聞き出すだけでなく、方向性を決めながら会議を進める必要があり、限られた時間の中で効率的に進行しなければなりません。
ダラダラとした話し合いになるのを防止するため、細かく時間配分を行うこともポイントになります。
最終的に合意形成へと導く
会議は必ず全員の合意を得て終了する必要があります。
意見がバラバラのまま、会議が終わってしまうと「結果の無いただの話し合い」になりかねません。
ファシリテーターが、会議で発言された意見の共通ポイントや相違点を明確に全体へと共有し、全員がベストな結果を得られるような妥協点を探りながら合意形成へと導くことが求められるでしょう。
ファシリテーション研修のポイント
ファシリテーションスキルの重要性は年々注目されており、社員研修を導入する企業も増えてきています。
企業でファシリテーターを育成したいと考える場合、ファシリテーション研修では何をポイントにすればいいのかをまとめました。
会議がいつもダラダラと終わってしまう。目的のないミーティングがよく行われている。
このような環境にあるなら是非とも研修導入を検討してみるといいでしょう。
対面でもオンライン共に対応可能な技術取得
コロナウイルスの流行をキッカケに会議はオフラインだけでなく、モニター越しでのオンライン会議も主流になりました。
ファシリテーション研修では、対面形式を意識したスキル習得も行いつつ、オンラインでも役立つような技術習得を目指す必要があるでしょう。
意見を押し付けずに理解を得る技術
ファシリテーターは「会議のサポート役」となりますので、会議の主役ではありません。
参加者の意見に対して意図が読み取れず、ファシリテーター側が主観的な意見を加えて話を捻じ曲げてはいけません。
主観的な意見を押し付けることなく、相手の意見を聞き出す技術は是非とも研修で力を入れたいポイントとなります。
会議参加者のキャラクターを理解する
会議の参加者には様々なキャラクターの人達が出席しています。
キャラクターを理解することにより、話題の振り方や意見を求めるタイミングが効率的に出来るようになるでしょう。
キャラクターには「人見知りタイプ」「思いつきタイプ」「評論家タイプ」「非協力タイプ」などがあります。
人見知りタイプが多い会議ならファシリテーターが積極的に話題を回す必要があり、思いつきタイプが多いなら議題から論点がそれないように意識するなど、参加者のキャラクター理解は非常に重要です。
研修によりシチュエーションを想定して実習形式で取り組むのが効果的でしょう。
スキルを身につけるなら資格取得も一つの方法
ファシリテーションスキルを身につけるなら企業や個人で研修を受けて「ファシリテーター」を目指すのが基本です。
しかし、企業で研修が行われていなかったり、個人で研修を受ける時間確保が出来ない場合も考えられるでしょう。
このような場合は、ファシリテーションスキルに関する資格となる
- ファシリテーター資格認定講座（CTF）
- FITファシリテーター資格認定講座
- 自律型人材育成 ファシリテーター養成講座
これらの資格取得を目指すことにより、ファシリテーターとしての知識や技術を学ぶことができます。
ファシリテーターになるため資格が必要という訳ではありませんが、取得していれば自信を持って会議の進行役を務めれますので取得を目指して損することはないでしょう。
まとめ
今回の記事ではファシリテーションスキルの重要性や、ファシリテーターの役割を解説しました。
会議やミーティングを定期的に行っているものの、最終的に意見がまとまらず終わることが多かったり、発言する人が限られている。
このような悩みがあれば、ファシリテーションの知識を深めることで課題を解決出来るかもしれません。
学習方法としては、企業もしくは個人でファシリテーションスキル研修を受けたり、関連する資格の取得を目指す手段から選べます。
オフラインだけでなく、オンラインによる会議も当たり前となっている現代でファシリテーションスキルは必要不可欠。
是非ともこの記事をキッカケに、ファシリテーション・ファシリテーターについて知ることができたなら幸いです。以上
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